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A Instrução Normativa DREI nº 79, de 14 de abril de 2020

Em 15/4/2020, foi publicada a IN nº 79/2020 do DREI (Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração), que regulamentou a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas. Essa opção havia sido facultada pela Medida Provisória nº 931/2020, mas lhe faltava regulamentação para dar efetividade.

Para que os conclaves a distância sejam válidos, essas organizações deverão se preparar para que todos os requisitos regulamentares sejam atendidos, principalmente em relação ao Boletim de Voto a Distância e ao Sistema Eletrônico, que passamos a explicar abaixo.

Espécies de conclave: Semipresencial ou Digital

As reuniões e assembleias poderão ser semipresenciais, quando for facultado aos sócios, acionistas ou associados participar presencialmente ou a distância, ou digitais, quando aos acionistas, sócios ou associados só seja facultada a participação e voto a distância, ocasião em que o conclave não ocorre em nenhum local físico.

Nesse cenário, o instrumento de convocação deverá informar, em destaque, que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, detalhando como os sócios, acionistas ou associados poderão participar e votar a distância. Isso poderá ser feito de forma resumida no anúncio de convocação, com indicação de endereço eletrônico onde as informações completas estarão disponíveis de forma segura. O anúncio de convocação deverá listar os documentos exigidos para que os sócios, acionistas ou associados sejam admitidos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital.

Documentos Prévios Obrigatórios aos Sócios, Acionistas ou Associados

Ainda que a sociedade ou cooperativa possa solicitar o envio prévio dos documentos mencionados no anúncio de convocação, ocasião em que deverá ser admitido o protocolo eletrônico, o sócio, acionista ou associado poderá participar da reunião ou assembleia mediante apresentação dos documentos indicados até 30 (trinta) minutos antes do horário agendado para a abertura dos trabalhos, sem prejuízo de não os ter apresentado previamente.

Modalidades de Participação

O DREI estabeleceu os procedimentos de instalação, convocação e realização das assembleias e reuniões e explicou as espécies dos conclaves, que poderão ser semipresenciais ou digitais. As modalidades de participação, por sua vez, poderão ser (a) Boletim de Voto: por consideração válida, pela sociedade, de boletim de voto a distância apresentado por sócio, acionista ou associado,  (b) Sistema Eletrônico: registro de presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade ou cooperativa, ou (c) Física: comparecendo fisicamente ou por representação, caso se trate de conclave semipresencial.

Boletim de Voto a Distância

Antes já previsto no Anexo 21-F da Instrução CVM nº 481/2009 para sociedades anônimas abertas (http://www.cvm.gov.br/legislacao/instrucoes/inst481.html), que traz um modelo, o Boletim de Voto a Distância estabelecido pela IN DREI nº 79/2020 é um documento disponibilizado pela sociedade ou cooperativa previamente à realização do conclave. Ele possibilita que o voto de um sócio, acionista ou associado seja considerado válido por meio da sua manifestação prévia à reunião ou assembleia sobre as matérias constantes da ordem do dia, desde que atendidas as formalidades necessárias para tanto.

A Instrução Normativa prevê que a sociedade ou cooperativa deverá disponibilizar o modelo do boletim em versão passível de impressão e preenchimento manual, por meio de sistema eletrônico disponível na internet, enviar ao sócio, acionista ou associado na data da publicação da primeira convocação do conclave a que se refere, e fazer constar no documento: (a) todas as matérias constantes da ordem do dia do conclave a que se refere, (b) orientações sobre o seu envio à sociedade ou cooperativa (endereço eletrônico para envio, link para depósito em drive digital compartilhado, envio físico por correspondência etc.), (c) indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificar a identidade do sócio, acionista ou associado ou de eventual representante; e (d) orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.

A descrição das matérias a serem deliberadas no boletim devem ser feitas em linguagem clara, objetiva e que não induza o sócio, acionista ou associado a erro. Devem ainda ser formuladas sob a forma de propostas e indicar seus respectivos autores, de modo que o responsável pelo voto precisa apenas aprová-la, rejeitá-la ou abster-se (como no modelo da CVM), além de poder conter indicações de páginas na internet onde as propostas estejam descritas mais detalhadamente e que contenham os documentos exigidos por lei ou pela nova Instrução Normativa DREI.

O sócio, acionista ou associado que pretenda manifestar seu voto por Boletim de Voto a Distância, por sua vez, deverá devolver o boletim de voto a distância devidamente preenchido com os seus votos em prazo não inferior a 5 (cinco) dias antes da realização da reunião ou assembleia a que se destina.

Uma vez recebido, a sociedade ou cooperativa, em até dois dias, comunicará ao sócio, acionista ou associado o seu recebimento, bem como se (a) o boletim e eventuais documentos que o acompanham são o bastante para que o seu voto seja considerado válido, ou (b) será necessária a retificação ou o reenvio do boletim ou dos documentos que o acompanham, ocasião em que deverá descrever os procedimentos e prazos necessários à sua regularização.

Além disso, mesmo quando o boletim de voto a distância for considerado válido pela sociedade ou cooperativa, ao sócio, acionista ou associado será facultado participar em tempo real do conclave respectivo e exercer o seu direito de participação e votação durante a sua realização, caso em que o boletim enviado por ele será desconsiderado pela sociedade ou cooperativa.

Sistema Eletrônico

A sociedade ou cooperativa deverá adotar sistema eletrônico para realização da reunião ou assembleia semipresencial ou digital que garanta: (a) a sua segurança, confiabilidade e transparência, (b) o registro de presença dos sócios, acionistas ou associados; (c) a preservação do direito de participação a distância do sócio, acionista ou associado durante o conclave; (d) o exercício do direito de voto a distância por parte do sócio, acionista ou associado e o seu respectivo registro no sistema; (e) a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados durante a sua realização; (f) a sua gravação integral, que deverá ficar arquivada na sede da sociedade ou cooperativa; e (g) a participação de administradores, pessoas autorizadas a participar do conclave e pessoas de participação obrigatória.

Nas cooperativas, o sistema deverá garantir que os votos dos associados sejam anônimos nas matérias em que o estatuto social previr o voto secreto.

Requisitos da Ata

Nesse cenário, os membros da mesa deverão assinar a ata respectiva e consolidar, em documento único, a lista de presença. Nas ocasiões em que a ata não for assinada em documento físico, as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, bem como devem assegurar meios para que a ata possa ser impressa em papel, de forma legível e a qualquer momento, por quaisquer sócios, acionistas ou associados, além de o presidente ou secretário declarar, expressamente, que atendeu todos os requisitos para a realização do conclave previstos na Instrução Normativa e na legislação aplicável.

Reuniões e Assembleias convocadas antes da IN DREI nº 79/2020

As reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas em razão da pandemia do COVID-19 poderão ser realizadas nos termos da instrução normativa, ainda que não tenham sido observados os procedimentos de convocação eletrônica previstos na Instrução Normativa.

Requisitos Técnicos e Legais

Foram estabelecidas previsões visando garantir a segurança da informação dos conclaves, como a necessidade de os documentos e informações a serem disponibilizados por meio digital seguro previamente à realização da reunião ou assembleia e de gravar todo o conclave e manter arquivados todos os documentos relativos a ele, além da obrigação de serem observados a legislação no que diz respeito aos mecanismos de divulgação de cada tipo societário e às normas do contrato ou estatuto social quanto à convocação, instalação e deliberação.

Problemas Técnicos e Responsabilidade

A sociedade ou cooperativa não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à internet dos sócios, acionistas ou associados, bem como por quaisquer outras situações que não estejam sob o seu controle.

A Instrução Normativa é um avanço importante nas deliberações sociais e preenche uma lacuna que existe há muito tempo no mercado. Após ultrapassado o momento em que vivemos, é certo que as sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas poderão continuar aproveitando das facilidades das reuniões ou assembleias semipresenciais e digitais.